Rationalisez votre entreprise avec Google Apps

image 1

Quiconque me connaît sait probablement que je suis un grand fan de Google Apps. Également divulgation complète, SpinWeb est Revendeur agréé Google Apps, notre engagement envers le produit est donc assez clair. Il y a cependant de nombreuses bonnes raisons d'être enthousiasmé par Google Apps… surtout en tant que petite entreprise.

Google Apps est vraiment un remplacement pour Microsoft Office. Quand je dis ça aux gens, ils sont parfois très sceptiques, c'est pourquoi je fais un tout séminaire sur le sujet pour éclairer davantage le sujet. Une entreprise qui passe à Google Apps aura investi dans une infrastructure comprenant la messagerie électronique, l'agenda, la gestion de documents, la vidéoconférence et la gestion des contacts qui concurrencent Microsoft Exchange à une fraction du coût. Nous allons jeter un coup d'oeil.

Google Email: une alternative puissante à l'échange

L'email dans Google Apps est le Gmail que nous connaissons et aimons tous. Cependant, Google Apps vous permet de personnaliser votre e-mail avec le nom de domaine de votre entreprise afin de garantir une image de marque professionnelle. Personne ne veut utiliser le courrier électronique des consommateurs pour les entreprises, n'est-ce pas? Google Apps est Gmail pour les entreprises et comprend des fonctionnalités supplémentaires telles que le filtrage anti-spam personnalisé et les règles relatives aux pièces jointes. Il comprend également des outils de migration qui facilitent la migration depuis Exchange. Les e-mails sont accessibles via le Web, le client de messagerie (comme Outlook ou Apple Mail) et l'appareil mobile. Le quota par défaut pour chaque utilisateur est de 25 Go, ce qui est très généreux.

De plus, le filtrage du spam et des virus dans les e-mails de Google est vraiment le meilleur de l'industrie. Je vois rarement de faux positifs et la plupart des e-mails indésirables sont capturés et filtrés. Le passage à Google Apps élimine véritablement le besoin de solutions de filtrage tierces.

Calendrier comme les grands garçons

Les fonctionnalités de calendrier dans Google Apps sont ravissantes. Les organisations peuvent planifier des réunions avec des personnes et des ressources (comme des salles de conférence, des projecteurs, etc.) en quelques clics seulement. Les membres de l'équipe peuvent également consulter les horaires des autres employés et consulter très facilement les informations de disponibilité. Cela rend la planification de réunions au sein de l'organisation un jeu d'enfant. Les rappels de réunion peuvent être envoyés par e-mail ou SMS et sont personnalisables par chaque utilisateur.

Une suite bureautique complète dans le cloud

Je suis vraiment enthousiasmé par la fonctionnalité Docs de Google Apps. La plupart des organisations utilisent Word, Excel et PowerPoint comme logiciels de bureau par défaut. Cela signifie installer le logiciel sur tous les ordinateurs, ainsi que le soutenir et le maintenir. Cela peut coûter cher. Tout cela peut disparaître avec Google Docs. Les organisations peuvent désormais stocker tous les documents au même endroit et les organiser de manière très intelligente.

L'avantage de Google Docs est qu'il élimine la frustration de «qui possède la dernière version de ce document?» Avec Google Docs, tous les documents sont créés directement dans le système et il n'y a qu'une seule copie d'un document donné à tout moment. Les employés peuvent collaborer sur des documents et apporter des modifications et toutes les révisions sont suivies afin que vous puissiez toujours revenir aux versions précédentes et voir qui a fait quoi.

Les organisations peuvent placer toute leur bibliothèque de documents sur Google Docs et passer à 100% sans papier puisque vous pouvez télécharger n'importe quel type de fichier. Il sera soit converti en un document Google modifiable, soit simplement stocké sur le serveur de fichiers. Google Docs vous offre un serveur de fichiers, un disque partagé et une suite bureautique tout en un sans matériel ni logiciel à craindre.

Soyez personnel avec Google Chat

Une autre fonctionnalité intéressante de Google Apps est la fonction de chat vidéo. Tout employé disposant d'une webcam peut participer à une session de visioconférence avec un autre utilisateur pour faciliter la collaboration. La qualité est excellente et vous pouvez même organiser une conférence avec d'autres utilisateurs de Google en dehors de votre entreprise. Ce n'est pas aussi sophistiqué que certaines des solutions de vidéoconférence d'entreprise, mais cela fonctionne très bien et constitue une excellente solution pour la plupart des utilisateurs.

La main-d'œuvre mobile

Toutes les fonctions de Google Apps fonctionne très bien avec les appareils mobiles. Le calendrier de mon iPhone est synchronisé de manière transparente avec mon calendrier Google et je peux également récupérer n'importe quel document sur mon téléphone. Je peux même modifier des documents depuis mon téléphone! Ce que cela signifie, c'est que je peux porter tous des documents de mon entreprise avec moi partout où je vais. Oui, c'est exact - tous les documents de mon entreprise sont désormais accessibles sur mon téléphone. Le courrier électronique fonctionne également de manière transparente et facilite la communication sur la route.

La sécurité du cloud

L'un des meilleurs arguments de vente de Google Apps est le fait qu'il ne nécessite aucun investissement matériel pour fonctionner. Tout est hébergé dans les centres de données de Google et l'interface est cryptée avec SSL. Cela permet non seulement d'économiser beaucoup d'argent, mais rend votre organisation beaucoup plus flexible. Les employés virtuels peuvent rejoindre le système de n'importe où, le déménagement des bureaux devient beaucoup plus facile et vos données sont beaucoup plus sûres qu'elles ne le seraient dans votre bureau. J'aime plaisanter sur le fait que notre bureau pourrait brûler demain et que nous ne le remarquerions peut-être même pas, car nos systèmes continueraient de fonctionner.

Un choix intelligent pour les organisations

La version commerciale de Google Apps coûte 50 $ par utilisateur et par an et peut être mis en place très rapidement. J'ai activé des comptes et mes clients sont opérationnels en quelques jours. Si vous éprouvez des difficultés de communication avec votre système actuel, souhaitez passer au sans papier, avez besoin de mieux collaborer avec les membres de l'équipe ou souhaitez simplement commencer économiser de l'argent sur votre logiciel de bureau, Je vous encourage à essayer Google Apps.

Veuillez me faire savoir si je peux vous aider. J'aimerais également entendre vos expériences avec Google Apps, alors laissez un commentaire ci-dessous!

4 Commentaires

  1. 1

    Amen. Nous gérons toute notre entreprise (http://raidious.com) sur Google Apps, et nous n'avons eu aucun problème - expérience très positive. J'aimerais qu'ils créent un outil de gestion de projet / workflow et un outil CRM pour l'accompagner!

  2. 2
  3. 3

    Je recommande Google Apps à tous mes clients, quelle que soit leur taille. Je les ai également configurés pour un certain nombre d'entre eux, je devrai donc vérifier le processus de revendeur agréé. Une des bonnes choses que j'ai remarquées lors de l'hébergement avec MediaTemple est que je peux gérer tous les paramètres DNS chez l'hôte. Mon registraire de domaine facture tous les paramètres DNS avancés, j'ai donc économisé quelques dollars là-bas.

  4. 4

    Diito! J'ai abandonné Outlook le 1er janvier 2010. C'était une décision consciente et une décision commerciale de le faire. J'ai tout fait sur Google Apps et je ne l'ai pas regretté du tout. J'encourage moi aussi tous mes clients à «GO GOOGLE» - cela a du sens à bien des égards.

Que pensez-vous?

Ce site utilise Akismet pour réduire les spams. Découvrez comment sont traitées les données de vos commentaires..