RFP360: Technologie émergente pour soulager les appels d'offres

RFP360

J'ai passé toute ma carrière dans la vente et le marketing de logiciels. Je me suis bousculé pour attirer des prospects, accélérer le cycle de vente et gagner des contrats - ce qui signifie que j'ai investi des centaines d'heures de ma vie à réfléchir, à travailler et à répondre aux appels d'offres - un mal nécessaire pour gagner de nouvelles affaires .

Les appels d'offres ont toujours ressemblé à une poursuite papier sans fin - un processus misérablement lent qui nécessitait inévitablement de rechercher des réponses auprès de la gestion des produits, de gérer des conflits avec le juridique, de résoudre les problèmes informatiques et de confirmer les chiffres avec les finances. Ceux qui sont familiers le savent - la liste est longue. Les professionnels du marketing, des ventes et du développement des affaires passent d'innombrables heures à passer au crible de manière inefficace les réponses précédentes à des questions répétitives, à rechercher des réponses à de nouvelles questions, à vérifier les informations et à demander des approbations encore et encore. Le processus est complexe, prend du temps et pèse sur les ressources de toute organisation. 

Malgré l'évolution rapide de la technologie, pour de nombreuses entreprises, le processus de demande de propositions a très peu changé par rapport à mes expériences au début de ma carrière il y a plus d'une décennie. Les équipes marketing utilisent toujours des processus manuels pour élaborer des propositions, en utilisant des réponses tirées de n'importe quel nombre de sources pouvant résider dans des feuilles de calcul Excel, des documents Google partagés et même des archives d'e-mails.

Cela dit, non seulement nous souhaitons désespérément que le processus de demande de propositions soit plus efficace, mais l'industrie commence à l'exiger, et c'est là que les logiciels émergents devraient avoir un impact énorme sur le paysage des demandes de propositions.

Avantages du logiciel RFP

Au-delà de rendre la construction d'un RFP moins douloureuse; l'établissement d'un processus rapide et reproductible pour les appels d'offres peut avoir un impact direct sur les revenus. C'est là qu'intervient la nouvelle technologie RFP.

Le logiciel RFP centralise et répertorie les questions et réponses courantes dans une bibliothèque de contenu. La plupart de ces solutions sont basées sur le cloud et prennent en charge la collaboration en temps réel entre les gestionnaires de proposition, les experts en la matière et les approbateurs de niveau exécutif.

En particulier, RFP360 permet aux utilisateurs de: 

  • Enregistrez, recherchez et réutilisez du contenu avec une base de connaissances personnalisée
  • Travailler avec des collègues sur la même version d'un seul document
  • Attribuez des questions, suivez les progrès et automatisez les rappels
  • Automatisez les réponses grâce à l'intelligence artificielle qui identifie les questions et sélectionne la bonne réponse
  • Accédez à la base de connaissances et travaillez sur des propositions dans Word, Excel et Chrome avec des plug-ins.

Répondeur de bureau

En conséquence, les utilisateurs d'un RFP360La solution de gestion des propositions de la société a indiqué qu'elle était en mesure de réduire considérablement les temps de réponse totaux, d'augmenter le nombre de demandes de propositions qu'ils sont en mesure de répondre et, en même temps, d'améliorer leur taux global de réussite.

Nous avons répondu à 85% de demandes de propositions de plus cette année que l'année dernière et nous avons augmenté notre taux d'avancement de 9%.

Erica Clausen-Lee, directrice de la stratégie chez InfoMart

Avec des réponses plus rapides, vous aurez plus d'opportunités globales pour fournir des réponses cohérentes, précises et efficaces qui sont plus susceptibles de gagner l'entreprise.

Renforcez la cohérence des appels d'offres

En utilisant la base de connaissances de la plate-forme, les utilisateurs peuvent facilement stocker, organiser, rechercher et réutiliser le contenu des propositions antérieures, ce qui leur donne une longueur d'avance sur les réponses aux appels d'offres. Un hub centralisé pour le contenu des propositions empêche votre équipe de réécrire les réponses existantes, vous permettant de collecter des données et de conserver les meilleures réponses pour une utilisation future.

Nous avons la sécurité de savoir que nos connaissances sont sûres et cohérentes. Nous n'avons pas à craindre de perdre toute expertise des PME si quelqu'un quitte ou prend des vacances. Nous ne passons pas des heures à rechercher les réponses précédentes et à essayer de savoir qui fait quoi, car toutes les questions et réponses se trouvent dans la RFP360.

Beverly Blakely Jones de National Geographic Learning | Étude de cas Cengage

Améliorer la précision des appels d'offres 

Les réponses incorrectes ou obsolètes peuvent être difficiles à trouver, même pour le membre de l'équipe le plus expérimenté. Lorsqu'il est associé à l'échéance d'exécution rapide courante d'une demande de propositions, le risque de fournir des informations erronées augmente. Malheureusement, des informations inexactes peuvent également être extrêmement coûteuses dans la mesure où elles peuvent vous coûter exactement les affaires que vous souhaitez poursuivre. Une réponse incorrecte à la demande de propositions peut entraîner l'exclusion de l'examen, des négociations prolongées, des retards dans la passation de marchés ou pire.

Le logiciel RFP basé sur le cloud résout ce problème en permettant aux équipes de mettre à jour leurs réponses de n'importe où et à tout moment, en sachant que le changement est reflété à l'échelle du système.

Par exemple, ce type de fonctionnalité est un excellent outil à avoir lorsqu'un produit ou un service subit des mises à jour fréquentes qui doivent être incluses dans une réponse standard. Dans de nombreux cas, face à ce type de changement, les équipes doivent parcourir un organigramme complet pour s'assurer que les mises à jour sont adoptées au niveau institutionnel, puis faire un suivi avec chaque membre pour s'assurer qu'elles ont été faites au niveau individuel tout en revérifiant chaque proposition avant sortir. C'est épuisant.

Le logiciel RFP basé sur le cloud gère ces changements pour l'ensemble de l'entreprise et sert de centre d'échange unique pour l'évolution du contenu.

Améliorer l'efficacité des appels d'offres

Le plus grand avantage du logiciel RFP est la rapidité avec laquelle l'efficacité est améliorée - à sa manière, le temps nécessaire pour élaborer un RFP à l'aide de ce type de technologie est comparable à la différence entre conduire d'un océan à l'autre et voler. De nombreuses solutions logicielles RFP, y compris RFP360, sont également basées sur le cloud, ce qui permet un déploiement rapide, ce qui signifie que les résultats sont presque instantanés.

Le Time to value (TtV) est l'idée qu'il existe une horloge qui suit le temps qu'il faut à un client entre le contrat signé et le `` moment ah-ha '' lorsqu'il comprend pleinement la valeur et libère le potentiel du logiciel. Pour les logiciels RFP, ce moment se produit généralement quelques semaines après la signature du contrat lorsque l'utilisateur travaille avec l'équipe d'expérience client sur son premier appel d'offres. Les réponses standard et la première proposition sont téléchargées sur le système, puis le moment ah-ha - le logiciel reconnaît les questions et insère les bonnes réponses, complétant en moyenne environ 60 à 70% de la demande de propositions - en un instant. 

Nous avons constaté que l'interface de RFP360 était la plus intuitive et la plus facile à installer et à utiliser. Il y a eu une courbe d'apprentissage très minime pour nous, et cela a permis à notre performance d'augmenter presque immédiatement.

Emily Tippins, administratrice des ventes pour Swish Maintenance | Étude de cas

L'évolution du processus de demande de propositions donne aux utilisateurs le temps de se concentrer sur des initiatives stratégiques de plus haut niveau. 

Cela nous a définitivement rendus plus efficaces. La RFP360 nous a redonné notre temps et nous a permis de vraiment sélectionner et choisir nos projets. Nous ne sommes plus frénétiques. Nous pouvons prendre une grande respiration, nous concentrer sur la stratégie et nous assurer de choisir les bons projets et de fournir des réponses de qualité.

Brandon Fyffe, associé au développement des affaires chez CareHere

Les incontournables de la technologie RFP

  • Affaires au-delà des appels d'offres - Le logiciel de réponse ne se limite pas aux appels d'offres, vous pouvez également gérer les demandes d'informations (RFI), les questionnaires de sécurité et de diligence raisonnable (DDQ), les demandes de qualifications (RFQ) et plus encore. La technologie peut être utilisée pour tout type de formulaire de question et de réponse standardisé avec des réponses répétables.
  • Convivialité et support de premier ordre - Tout le monde qui travaille sur les RFP n'est pas un super utilisateur. Les appels d'offres nécessitent la participation de nombreux départements et experts en la matière avec différents niveaux de compétences techniques. Choisissez une solution facile à utiliser et intuitive avec un excellent support client.
  • Expérience et stabilité - Comme pour tout fournisseur de technologie SaaS, vous pouvez vous attendre à des mises à jour et à des améliorations régulières de votre technologie RFP, mais assurez-vous que l'entreprise possède l'expérience nécessaire pour offrir des fonctionnalités réellement utiles sur lesquelles vous pouvez compter.
  • Base de connaissances  - Chaque solution RFP doit inclure un centre de contenu interrogeable qui permet à vos utilisateurs de collaborer facilement et de mettre à jour les réponses qui leur sont attribuées. Recherchez une solution qui exploite l'IA pour faire correspondre les questions courantes à leurs réponses.
  • Plug-ins et intégrations intelligents - La technologie RFP doit fonctionner avec les programmes que vous utilisez. Recherchez des plug-ins qui vous permettent d'utiliser votre base de connaissances tout en travaillant sur votre réponse dans des programmes comme Word ou Excel. Le logiciel doit également s'intégrer aux principales applications de gestion de la relation client et de productivité pour prendre en charge de manière transparente vos processus existants de demande de propositions.

Gagnez moins de temps et gagnez plus d'appels d'offres

Les appels d'offres visent à gagner. Ils sont conçus pour aider l'acheteur à décider qui est le meilleur, et plus vite vous prouverez que votre entreprise répond à ses attentes, mieux c'est. Le logiciel RFP accélère votre processus pour vous aider à prendre en compte plus rapidement, fermer plus d'affaires et vous donner encore plus d'opportunités de gagner.

Alors que les équipes marketing deviennent encore plus alignées et collaborent avec les opérations de revenus, la technologie RFP devient encore plus cruciale pour le processus. La demande de réponses rapides aux appels d'offres ne disparaît pas. Alors n'attendez pas que vous n'en puissiez plus pour adopter une technologie qui vous fera gagner du temps sur vos appels d'offres. Vos concurrents ne le feront certainement pas.

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