Flux de travail: meilleures pratiques pour automatiser le service marketing actuel

Flux de travail

À l'ère du marketing de contenu, des campagnes PPC et des applications mobiles, les outils désuets comme le stylo et le papier n'ont plus leur place dans le paysage marketing dynamique d'aujourd'hui. Cependant, à maintes reprises, les spécialistes du marketing reviennent à des outils obsolètes pour leurs processus vitaux, laissant les campagnes vulnérables aux erreurs et aux problèmes de communication.

Exécution workflows automatisés est l'un des moyens les plus intelligents d'éliminer ces inefficacités. Avec de meilleurs outils en place, les spécialistes du marketing peuvent identifier et automatiser leurs tâches les plus répétitives et les plus lourdes, minimisant le risque d'erreurs et créant un filet de sécurité pour empêcher la perte de documents dans une boîte de réception. En rationalisant les flux de travail, les spécialistes du marketing récupèrent des heures dans leur semaine pour planifier et exécuter des campagnes détaillées plus rapidement et plus efficacement.

L'automatisation est un point de départ simple pour pousser les activités communes, des revues de concepts créatifs aux approbations budgétaires, dans le futur. Cependant, aucune transformation n'est sans défis. Voici deux des principaux problèmes rencontrés par les organisations lorsqu'elles progressent dans l'automatisation des flux de travail, et comment les spécialistes du marketing peuvent les contourner:

  • L'Education: Adopter avec succès technologie d'automatisation des flux de travail dépend du soutien de l'ensemble du département (ou de l'organisation). La technologie innovante - et l'automatisation en particulier - a suscité des préoccupations concernant la sécurité de l'emploi depuis la révolution industrielle. Cette anxiété, qui ne provient souvent pas de la technologie mais de la simple peur de l'inconnu, peut faire dérailler l'adoption avant même qu'elle ne commence. Plus les responsables marketing éduqueront leurs équipes sur la valeur de l'automatisation, plus il sera facile d'atténuer le stress du changement.Au début du processus de formation, l'automatisation doit être positionnée comme un outil qui élimine les éléments indésirables des emplois des spécialistes du marketing. , pas comme une machine qui remplacera l'individu. Le rôle de l'automatisation est de supprimer les tâches subalternes telles que les longues chaînes de messagerie tout au long d'un processus d'approbation. Les démonstrations ou les séances de coaching spécifiques aux rôles sont un moyen de permettre aux employés de voir de première main comment leur journée de travail va s'améliorer. La quantification du temps et des efforts que le personnel économisera sur les tâches courantes telles que l'examen des modifications créatives ou les approbations de contrats donne aux spécialistes du marketing une compréhension beaucoup plus tangible de l'impact de la technologie sur leur quotidien.

    Mais l'éducation ne peut pas se terminer par une réunion ou une formation d'une demi-journée. Permettre aux utilisateurs d'apprendre à leur propre rythme grâce à des séances de coaching individuelles et des ressources en ligne permettent aux spécialistes du marketing de prendre en charge le processus d'adoption. Sur cette note, les spécialistes du marketing devraient être étroitement associés au développement de ces ressources. Alors que la décision de passer au numérique peut venir du haut vers le bas et que le service informatique sera probablement celui qui développera les flux de travail, les spécialistes du marketing connaîtront en fin de compte leurs cas d'utilisation et les besoins du projet. La création de supports d'apprentissage adaptés aux activités spécifiques du service marketing au lieu du jargon informatique donne aux utilisateurs finaux une raison de s'investir davantage dans l'effort d'adoption.

  • Processus définis: La règle «garbage in, garbage out» s'applique entièrement à l'automatisation du flux de travail. L'automatisation d'un processus manuel interrompu ou mal défini ne résoudra pas le problème sous-jacent. Avant de pouvoir numériser les flux de travail, les services marketing doivent être en mesure de codifier leurs processus pour s'assurer que les tâches initiales déclenchent les actions séquentielles appropriées. Bien que la plupart des entreprises comprennent leurs flux de travail en termes généraux, ces processus comprennent généralement un certain nombre d'étapes apparemment petites qui sont prises pour acquises et souvent oubliées pendant la transition numérique.Par exemple, les services marketing recherchent généralement plusieurs modifications de copie sur une seule pièce de garantie avant passage à la phase d'impression. Cependant, les étapes prises pour approuver et les parties impliquées dans le processus d'édition peuvent différer considérablement d'un service à l'autre. Si les spécialistes du marketing sont en mesure de codifier le processus unique pour chaque tâche, l'établissement d'un flux de travail est un processus simple.

    L'automatisation de tout processus métier nécessite une compréhension approfondie des étapes, des personnes et de la gouvernance impliquées pour éviter toute ambiguïté susceptible d'influencer négativement le résultat final. Au fur et à mesure que la technologie de flux de travail est mise en œuvre, les spécialistes du marketing doivent être critiques dans l'examen de l'efficacité des processus automatisés par rapport à leurs homologues manuels. Dans les meilleurs scénarios, l'automatisation du flux de travail est un effort itératif qui aide les services marketing à s'améliorer constamment.

Des opportunités infinies

L'établissement de flux de travail automatisés pourrait être le point de départ d'une transition numérique plus large sur le lieu de travail. Les services marketing sont souvent pris en otage par des flux de travail ralentis et inefficaces, ce qui laisse moins de temps pour la planification et la mise en œuvre des campagnes. L'automatisation, lorsqu'elle est soigneusement planifiée et mise en œuvre en toute connaissance des défis qui peuvent survenir, est un pas dans la bonne direction. Une fois que les flux de travail sont en place et fonctionnent correctement, les spécialistes du marketing peuvent commencer à profiter de la productivité et de la collaboration accrues associées à des flux de travail automatisés définis.

Concepteur de flux de travail SpringCM

Concepteur de flux de travail SpringCM fournit une expérience utilisateur moderne pour configurer des flux de travail pour les actions entreprises sur un fichier, un dossier ou même à partir de systèmes externes tels que Salesforce. Automatisez les tâches administratives, lancez des flux de travail avancés ou étiquetez des documents et des rapports. Par exemple, vous pouvez créer des règles pour acheminer automatiquement un document individuel ou un groupe de documents associés vers un dossier spécifique. Vous pouvez également définir des balises personnalisées interrogeables qui se synchronisent avec les systèmes de gestion de la relation client (CRM) et se lient automatiquement à certains documents pour faciliter le suivi et la création de rapports.

Modèle de flux de travail SpringCM

Règles intelligentes vous permettent d'automatiser considérablement les processus avec peu ou pas de codage. Acheminez automatiquement les contrats ou les documents aux personnes à l'intérieur ou à l'extérieur de votre équipe. Les flux de travail avancés sont particulièrement utiles lors de la génération de contrats ou de documents lorsque vous pouvez utiliser des données prédéfinies pour réduire les erreurs humaines, automatiser la distribution pour approbation et archiver les versions approuvées avec une interaction minimale de l'utilisateur.

Une recherche précise permet aux utilisateurs de retrouver rapidement un document en recherchant des métadonnées telles que la date de début du contrat ou le nom du client. Vous pouvez définir comment étiqueter les documents en fonction de leurs besoins commerciaux spécifiques. Ces balises peuvent se synchroniser avec les CRM pour permettre aux équipes de vente de travailler avec les mêmes données client et elles peuvent être utilisées pour suivre les contrats contenant des clauses non standard ou négociées.

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