Trouvez le centre de gravité pour une présentation de qualité

Design de présentation

Tout le monde sait que PowerPoint est le langage des affaires. Le problème est que la plupart des jeux PowerPoint ne sont rien de plus qu'une série de diapositives surchargées et souvent déroutantes qui accompagnent les soliloques de siestes des présentateurs.

Après avoir développé des milliers de présentations, nous avons identifié les meilleures pratiques qui sont simples, mais rarement utilisées. À cette fin, nous avons créé Centre de gravité, un nouveau cadre pour la création de présentations. L'idée est que chaque deck, chaque diapositive et chaque élément de contenu d'un deck a besoin d'un point focal. Pour ce faire, il faut penser aux présentations à partir de trois points de vue: (1) macro, présentation à l'échelle, (2) diapositive par diapositive et (3) à un niveau granulaire, où chaque élément de données ou de contenu dans chaque la diapositive est soigneusement considérée.

Conception de la présentation du centre de gravité

Adoptez une perspective macro

Pour commencer, pensez aux présentations dans une perspective macro, en regardant votre présentation dans son ensemble. Quel est le point central de votre présentation, qui rend la présentation cohérente et cristallise le but de votre présentation? Ensuite, allez un niveau plus profond. Chaque diapositive doit intentionnellement servir le but du jeu. Si ce n'est pas le cas, vous devriez vous demander quel est le but de cette diapositive? Comment s'intègre-t-il dans la grande image de la présentation?

De plus, chaque diapositive doit également avoir son propre centre de gravité, un foyer qui la maintient ensemble, lui donne équilibre et cohésion. Et enfin, zoomez près du contenu de chaque diapositive. Examinez chaque paragraphe, chaque graphique, chaque titre. Chaque élément, tableau ou graphique doit parler de l'objet de la présentation, mais a également besoin de son propre point focal. 

Permettez-moi d'illustrer avec une métaphore. Prenez notre système solaire. Le soleil est l'élément central du système solaire et exerce une attraction gravitationnelle sur chaque planète. Cependant, chaque planète a sa propre attraction gravitationnelle. De la même manière, chaque diapositive et chaque objet de chaque diapositive doivent parler du centre de gravité global (c'est-à-dire le soleil). Cependant, comme les planètes de notre système solaire, chaque diapositive et chaque objet de chaque diapositive doivent également avoir sa propre mise au point, ce qui les maintient ancrés et cohérents. 

Passons en revue certaines stratégies et tactiques pour nous assurer que l'attention est maintenue à chaque niveau. 

Considérez votre deck comme un tout

Votre présentation dans son ensemble doit avoir une grande idée, un thème ou un objectif. Il doit y avoir un objectif commun. Cette présentation vend-elle votre travail, vos idées, vos recherches? Si tel est le cas, déterminez la ou les choses que vous vendez. Alternativement, votre plate-forme partage-t-elle simplement votre travail, informant sans avoir besoin de faire agir le public. Si vous partagez, quelles choses voulez-vous que le public retire de la présentation? 

Vue de présentation globale

Tenez compte du public

Ensuite, considérez le public. Au niveau macro, pensez à la composition de votre public, qu'il s'agisse des clients, de la direction ou de l'organisation au sens large. La plupart des présentations ne sont pas bien calibrées pour les besoins du public. Au lieu de cela, ils sont construits du point de vue des orateurs, mais il est important de segmenter votre public et de construire votre histoire autour d'eux. Pourquoi sont-ils ici? Quel est leur niveau d'expertise et leurs rôles? Quel appétit ont-ils pour les détails granulaires, les acronymes, etc.? Quelles sont leurs angoisses professionnelles, leurs appels à l'action? Sont-ils sceptiques ou croyants? À quel genre de résistance ferez-vous face? Les réponses vous aideront à définir comment vous construisez votre deck. Penser profondément à votre public avant de créer votre présentationaidera à optimiser son impact.

Enfin, pensez à la cohésion. Prenez du recul et voyez le tout du point de vue de la conception et de la narration. Tout d'abord, construisez une structure narrative. Une présentation n'est pas une série d'idées, de points de données ou d'observations déconnectés, mais la forme ultime de narration multimédia. La conception de présentation est une discipline émergente qui combine les mots, la vidéo, l'animation, les données, tous les médias imaginables. 

Chaque jeu a besoin d'une structure narrative; début, milieu et fin, tout en décomposant les concepts clés en sections et sous-sections. Plus le sujet est complexe, plus l'organisation est nécessaire. Il faut une poignée pour regrouper les concepts, créer une hiérarchie et une séquence. Je commence par esquisser, qui construit la hiérarchie par définition, puis je passe au storyboard (c'est-à-dire environ neuf ou 12 carrés sur une feuille), et je fais des croquis grossiers, sans détails. Ce processus est un moyen de prendre des informations complexes et de construire un récit visuel. En utilisant une combinaison de contour et de scénarimage, le résultat sera une structure narrative organisée avec une hiérarchie intentionnelle. 

Tactiques de conception

En ce qui concerne les tactiques de conception simples, la règle la plus élémentaire à suivre pour renforcer la cohésion de votre deck est de limiter les animations et les transitions. En fait, limiter tous les mouvements aux transitions de fondu de base est une bonne règle de base. À moins que vous ne soyez un concepteur ou un animateur qualifié, vous devez rester à l'écart des animations et transitions PPT. Cela dit, les transitions en fondu constituent une excellente base pour les présentations car elles sont faciles, couramment utilisées dans les films, mais pas ringardes. 

Les deux tactiques suivantes concernent les polices. Essayez de vous en tenir à deux familles de polices dans une présentation: une pour les titres et les titres, une autre pour tout le reste (y compris les sous-sous-titres et la copie du corps). Mieux encore, utilisez une famille de polices mais variez les poids (par exemple, gras pour les titres et les titres, normal ou léger pour le corps et les sous-titres). J'utilise souvent Franklin Gothic, qui est une police élégante et équilibrée. Calibri est une excellente option pour la copie du corps et le texte plus long, car sa taille de police plus petite permet d'économiser de l'espace, tout en étant facile à utiliser. 

La prochaine tactique est la couleur. En ce qui concerne les couleurs de police, vous avez tendance à utiliser une seule couleur ou des nuances de la même couleur, idéalement noir / gris. Vous pourriez dire que c'est ennuyeux, mais la vérité est que l'intérêt visuel est créé à partir de nuances dans l'utilisation des polices, pas dans un arc-en-ciel de polices de couleurs vives. L'intérêt visuel provient de la hiérarchie, des photos ou des données. Alors tenez-vous-en à une ou deux polices et limitez l'utilisation de la couleur. Idéalement, utilisez une couleur pour toutes les copies du corps et différentes nuances de la même couleur pour créer une hiérarchie. 

Chaque diapositive, un point focal

diapositive de gravité de présentation

Nous avons examiné le jeu dans le monde entier; maintenant nous allons couvrir des diapositives individuelles. Comment évaluez-vous une diapositive? Comment vous assurez-vous que chacun a un centre de gravité pour chacun? Encore une fois, chaque diapositive doit promouvoir l'objectif général de la plate-forme. Si ce n'est pas le cas, pourquoi est-ce là? Cependant, chaque diapositive a également besoin de son propre point focal. Il devrait y avoir une hiérarchie, un équilibre et des indices visuels pour rendre la signification de chaque diapositive claire, tout en distinguant les informations qui sont plus importantes de celles qui sont moins importantes. 

Comme les autres niveaux, il existe des tactiques à utiliser au niveau de la diapositive. La sagesse conventionnelle pour la conception de diapositives est de présenter une idée par diapositive. Le problème est que ce n'est pas toujours pragmatique. Une idée par diapositive est une excellente tactique pour les discussions TED, mais ne fonctionne pas toujours pour les présentations d'entreprise quotidiennes, certainement pas pour la recherche ou les présentations complexes avec beaucoup de données. 

Dans la plupart des présentations d'entreprise, le «bourrage de diapositives» est inévitable. La solution est l'équilibre visuel et la hiérarchie, donc au lieu de se concentrer sur une idée par diapositive, le paradigme le plus approprié devrait être une idée à chaque instant dans le temps. Vous pouvez avoir autant d'idées que nécessaire dans une diapositive donnée, et autant d'informations, mais la clé est de contrôler l'attention du public à chaque instant. Il s'agit de rationaliser les connexions en temps réel entre les visuels et les mots prononcés, pour s'assurer que le public n'est pas confus. Les visuels et les mots doivent être clairement liés à tout moment.

Une autre tactique - simplifier. C'est peut-être un peu ambitieux, mais un design épuré est cool. La conservation et l'édition créent la simplicité. En cas de doute, le biais devrait être de couper et d'en mettre moins plutôt que plus sur chaque diapositive. 

Ensuite, considérez l'espace négatif qui entoure un passage de texte, de graphique ou d'image. L'espace négatif aide à définir les limites d'une diapositive et d'une image et crée un équilibre. C'est un concept subtil, mais il ajoute de la sophistication à la conception des diapositives. Vous voulez un espace négatif mais pas trop; c'est un équilibre qui nécessite réflexion et pratique. Efforcez-vous de trouver un équilibre et les diapositives seront ordonnées et visuelles. 

Les marges sont une autre considération tactique. Peu de gens qui ne conçoivent pas de présentations pour vivre se concentrent sur le maintien de marges égales en bas, en haut, à gauche et à droite. De mon point de vue, les marges sont parmi les outils de conception les plus importants disponibles. Efforcez-vous toujours de préserver les marges, même si cela signifie réduire les graphiques, le texte, les photos et les objets pour les adapter tout en préservant des marges cohérentes sur vos diapositives. 

Enfin, considérez le texte - nous avons discuté des diapositives de désencombrement et de la simplicité, mais le fait est que vous serez confronté à des murs de mots de texte surchargé. Comment créer une hiérarchie avec des murs de mots? Utilisez le texte de manière opportuniste. Chaque fois que vous avez un grand passage de texte, pensez à commencer par un court titre de phrase qui résume les principaux points à retenir du passage. Et séparez le titre en mettant le texte du titre en gras, ce qui le rend légèrement plus grand et / ou rend la couleur de la police plus sombre que le passage.  

Dernier point mais non le moindre, regardez dans chaque diapositive

Le dernier niveau de zoom regarde chaque objet (c'est-à-dire, chaque graphique, paragraphe de texte, image, etc.) dans chaque diapositive. En ce qui concerne les données, chaque graphique, tableau et graphique doit se rapporter directement au centre de gravité global. Envisagez fortement de supprimer tout ensemble de données si cela ne contribue pas à l'objectif général de la présentation. Cela dit, chaque graphique, tableau et graphique a besoin de son propre objectif, équilibre et hiérarchie qui le rassemble. 

Données de présentation

Tout d'abord, reconnaissez que les données sont votre bébé. Vous passez d'innombrables heures et argent à développer vos données et analyses, et vous souhaitez les partager. Le problème est que personne ne se soucie autant de votre bébé (quel que soit le nombre de photos de bébé que vous partagez), et personne ne se soucie autant de vos données. Lors de la présentation de leur travail, la plupart des gens partagent trop de données parce qu'ils ne veulent pas induire en erreur ou confondre, et surtout, ils ne veulent rien laisser de côté. Cela dit, considérez que la clé de votre rôle en tant que présentateur est la conservation, fournir des informations perspicaces plutôt que d'y enterrer le public. 

Séparément, la conception de données utilise les mêmes outils que la conception de diapositives. Utilisez la couleur de manière appropriée et judicieuse. L'utilisation efficace de l'espace négatif crée une hiérarchie. À la fin de la journée, les données devraient être le héros, les points de données les plus importants devraient se démarquer. Débarrassez-vous des étiquettes et des conteneurs inutiles, des marques de hachage, des lignes et des légendes. Débarrassez-vous des cloches et des sifflets qui créent du désordre et de la confusion visuelle. Trouvez l'histoire dans les données et ne la partagez pas trop.

Pour résumer une excellente conception de données en une liste de résultats, il y a trois impératifs. Les données doivent être:

  • Efacer
  • Perspicace
  • Beau

Premièrement, les données doivent être facilement accessible et d' précis. Les axes et l'échelle des visuels, des barres et des lignes doivent être précis. L'accent visuel doit représenter équitablement les données. Une hiérarchie visuelle appropriée devrait faire des données le héros, sans cloches ni sifflets superflus.

Deuxièmement, vos données perspicace? Les données doivent raconter une histoire et se connecter directement au thème général de la présentation. S'il n'y a rien d'intéressant dans les données, envisagez de les supprimer. Soyez attentif à l'étalonnage de la granularité des données, car plus il est granulaire, plus il est difficile de mettre l'accent sur les insights. 

Troisièmement, les données pour créer les plus, esthétiquement? Utilisez-vous la couleur comme outil à dessein? La visualisation des données est-elle aussi simple que possible? Y a-t-il des lignes, du texte et des formes en gras là où c'est nécessaire? Y a-t-il suffisamment d'espace négatif?

Lors de la conception d'une présentation, tenez compte de ses performances à trois niveaux de zoom. À chaque niveau, considérez comment il se connecte au centre de gravité global. Et en même temps, il doit également avoir son propre point focal qui maintient la cohésion. Concentrez-vous sur ces trois niveaux et votre présentation portera la journée.

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