Votre liste de contrôle pour un festival technologique réussi!

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Ce dernier week-end, nous avons lancé le premier Musique, marketing et technologie Midwest Un événement (#MTMW) - un événement ici à Indianapolis pour collecter des fonds pour la Société de leucémie et lymphome en mémoire de mon père que nous avons perdu l'année dernière. C'est le premier événement que j'ai organisé, donc c'était assez terrifiant. Cependant, cela s'est déroulé sans accroc et je veux donner un aperçu aux autres des raisons pour lesquelles il a été si réussi.

Nous avons décidé de faire un festival de technologie plutôt que la conférence ordinaire et ennuyeuse pour que les gens puissent se détendre et être en social les uns avec les autres plutôt que de s'ennuyer aux larmes par le prochain mauvais Powerpoint. Les participants pouvaient encore avoir un à un avec des sponsors pour évaluer leurs offres… mais sans les discours.

  • Charité - quel que soit votre événement, vous pouvez bien faire en vous assurant que certains bénéfices de l'événement sont reversés à un organisme de bienfaisance spécifique. Dans notre cas, nous avons fait don de 100% des bénéfices à la société Leukemia & Lymphoma. Nous avons même demandé aux participants de lancer leurs propres initiatives de collecte de fonds qui se sont combinées avec les nôtres! Merci # run4doug
  • Sponsors - avoir un organisme de bienfaisance nous a permis d'aller chercher des sponsors pour la signalisation, les cartes-cadeaux, le personnel, la nourriture et la musique. Nous avons travaillé avec des sponsors pour voir comment nous pouvions conserver les packages à faible coût en échangeant des efforts avec eux - et cela a fonctionné!
  • Lieu de Spectacle / Concert - le bon lieu est essentiel. Nous avons sélectionné le Rathskeller à Indianapolis - une pièce maîtresse fantastique d'un quartier branché de la ville avec un accès de partout - il y avait un café en plein air, un bar et une salle de bal - le tout avec des scènes et du son pour diffuser de la musique. Le personnel était là pour en faire un succès et a dépassé toutes les attentes.
  • Relations Publiques - Idem PRa travaillé sans relâche pendant des mois pour se connecter avec la télévision locale, la radio, les journaux et les médias en ligne pour promouvoir l'événement. L'événement a été un énorme succès grâce à leurs efforts!
  • Réseaux sociaux - nous avons publié presque tous les jours sur notre site et sur les réseaux sociaux pour continuer à inciter les gens à venir. Nous avons également fait de la publicité sur Facebook et Twitter pour accroître la notoriété. Nous avons travaillé avec Stratégies du site, des experts en recherche locale qui ont promu l'événement socialement et sur notre émission de radio marketing.
  • Musique - Un éventail varié de musique… du Blues au Bluegrass et du Folk au Jazz était présent. Nous avons même organisé un concert virtuel haute définition dans notre salle technologique à partir de Atmosphère.
  • Organisation d’événements - Steve Gerardi est un organisateur d'événements local et savait tout ce qui devait être planifié et exécuté jusque dans les moindres détails. Il était tout simplement incroyable tout au long de la planification et de l'exécution de l'événement.
  • Inscription en ligne - Les participants pouvaient payer en ligne et nous avions une liste de visiteurs à la porte, ainsi qu'un iPad où ils pouvaient payer par carte de crédit. Au lieu de billets, nous avons distribué bracelets à code couleur où les sponsors, adultes, enfants et groupes avaient tous leur propre couleur pour une identification facile.
  • Signalisation - Nous avions besoin d'articles promotionnels, de cartes, d'un fond de tapis rouge pour les photos, les bannières et les dépliants… et nous nous sommes associés à une entreprise incroyable PERQ pour les faire.
  • Récompenses - PERQ programmé leur Kiosques FATWIN lors de l'événement où chaque participant pouvait s'inscrire et gagner des prix. Cela a augmenté le trafic piétonnier vers notre salle technologique et nos participants sont tous rentrés chez eux avec un prix!
  • Son - Je ne peux pas insister sur l'importance du son. Avec le bon équilibre entre la musique et les gens, tout le monde s'est éclaté à l'événement sans que ce soit trop fort. Les gens ont pu avoir des conversations et entendre encore le talent incroyable qui joue en arrière-plan. Le hall de la technologie était en bas d'un cran pour que les sponsors puissent attirer davantage l'attention. Pyramid Sound Works dirigé par Mike Ottinger conduit le son et c'était incroyable!
  • T-shirts - La presse artistique a conçu un T-shirt commémoratif pour le festival qui s'est épuisé (mais vous pouvez toujours les commander en ligne ici jusqu'au 10 mai). Le personnel avait des t-shirts avec STAFF imprimés au dos. L'Art Press a également mis en place une table de marchandise qui acceptait les cartes de crédit et a même construit le site de commande en ligne afin que les gens puissent acheter une chemise plus tard!
  • Nutrition, Boissons & Gels - pour contraster le menu allemand étonnant, nous avons également enrôlé un incroyable Pizzeria locale de New York pour garer leur camion de nourriture à la porte de l'événement. Les deux sites ont déclaré avoir fait des ventes fantastiques tout au long… et la foule avait faim! Alors qu'une partie de la salle était un bar, nous avions également la salle de bal disponible si les gens n'étaient pas à l'aise autour de la boisson.
  • Stations de recharge - Tout le monde a un téléphone et ils doivent tous être rechargés. Heureusement pour nous, Powerqube livré une palette de leurs incroyables chargeurs intelligents et tout le monde a pu prendre des photos et les partager tout au long de la journée! Les piles déchargées signifient qu'il n'y a pas de partage !!!
  • Vidéo et Photos - nous avons apporté le meilleur photographe événementiel dans l'état, Paul D'Andrea. Et nous avons eu Isaac Daniel, un vidéaste accompli qui se spécialise dans la narration vient avec une équipe, une collection de caméras et GoPros, et une énergie non-stop. (Les vidéos sont téléchargées et mixées au fur et à mesure que j'écris ceci).

t-shirt-art-presse

Qu'avons-nous manqué?

Bien que ce fût un grand événement, je pense que nous avons manqué quelques éléments:

  1. Programmes - Un mini-programme aurait été formidable pour accueillir les gens, fournir des liens importants, des descriptions de sponsors et un calendrier pour eux!
  2. Visites de sponsors - Je pense qu'une carte de style Bingo où les gens devaient obtenir un tampon de chaque sponsor pour jouer à FATWIN aurait généré plus de trafic vers chaque stand technologique.

Juste un mot - j'ai été nominé pour le Homme et femme de l'année campagne et vous pouvez toujours faites un don jusqu'au 10 mai!

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