DAM: Qu'est-ce que la gestion des actifs numériques?

gestion numérique des immobilisations d'entreprise

Gestion des actifs numériques (DAM) consiste en des tâches de gestion et des décisions concernant l'ingestion, l'annotation, le catalogage, le stockage, la récupération et la distribution des actifs numériques. Des photographies numériques, des animations, des vidéos et de la musique illustrent les zones cibles de Gestion des actifs médiatiques (une sous-catégorie de DAM).

Il est difficile de justifier gestion numérique des immobilisations d'entreprise sans paraître affirmer sans relâche l'évidence. Par exemple: le marketing dépend aujourd'hui fortement des médias numériques. Et le temps c'est de l'argent. Les spécialistes du marketing devraient donc consacrer autant de temps que possible aux médias numériques à des tâches plus productives et plus rentables et moins à la redondance et à l'entretien ménager inutile.

Nous savons ces choses intuitivement. Il est donc surprenant que, pendant le peu de temps que j'ai consacré à raconter l'histoire de DAM, j'ai vu une augmentation persistante et accélérée de la sensibilisation des organisations à DAM. C'est-à-dire que, jusqu'à récemment, ces organisations n'avaient aucune idée de ce qui leur manquait.

Après tout, une entreprise commence généralement à magasiner pour un logiciel DAM lorsqu'elle se rend compte que, premièrement, elle a beaucoup d'actifs numériques (lire «un volume ingérable») et que, deuxièmement, gérer son énorme bibliothèque d'actifs numériques prend beaucoup trop de temps. beaucoup de temps sans rapporter suffisamment d'avantages. Cela a été vrai dans un large éventail d'industries, notamment l'enseignement supérieur, la publicité, la fabrication, le divertissement, les organismes à but non lucratif, les soins de santé et la technologie médicale.

C'est là qu'intervient le DAM. Les systèmes DAM se présentent sous de nombreuses formes et tailles, mais ils sont tous conçus pour faire au moins certaines choses: stocker, organiser et distribuer des ressources numériques de manière centralisée. Alors, que devez-vous savoir pour guider votre recherche de fournisseur?

Modèles de livraison DAM

Elargir les entreprises récemment a publié un bon livre blanc expliquant les distinctions (et chevauchements) entre les solutions DAM Software-as-a-Service (SaaS), sur site et open-source. C'est une bonne ressource à vérifier si vous commencez à explorer vos options DAM.

La chose la plus importante à savoir, cependant, est que chacun de ces trois termes est une façon de définir DAM (ou tout logiciel, d'ailleurs) selon différents critères. Ils ne s'excluent pas mutuellement, bien qu'il n'y ait pratiquement aucun chevauchement entre le SaaS et les solutions installées.

Barrage SaaS Les systèmes offrent une flexibilité en termes de flux de travail et d'accessibilité avec des coûts informatiques minimes. Le logiciel et vos actifs sont hébergés dans le cloud (c'est-à-dire sur des serveurs distants). Alors qu'un fournisseur de DAM réputé utilisera une méthode d'hébergement extrêmement sécurisée, certaines organisations ont des politiques qui les empêchent de laisser certaines informations sensibles en dehors de leurs installations. Si vous êtes une agence de renseignement gouvernementale, par exemple, vous ne pouvez probablement pas faire de SaaS DAM.

Les programmes installés, en revanche, sont tous «internes». Le travail de votre organisation peut nécessiter le type de contrôle sur les médias qui ne peut provenir que de la conservation des données et des serveurs sur lesquels elles se trouvent dans votre bâtiment. Même dans ce cas, vous devez être conscient du fait que, à moins que vous ne sauvegardiez vos données sur des serveurs distants, cette pratique vous expose au risque qu'un événement laisse vos actifs complètement irrécupérables. Cela pourrait être une corruption de données, mais cela pourrait aussi être un vol, des catastrophes naturelles ou des accidents.

Enfin, il y a l'open source. Le terme fait référence au code ou à l'architecture du logiciel lui-même, mais pas si le logiciel est accessible à distance ou sur vos propres machines internes. Vous ne devriez pas tomber dans le piège de baser votre décision sur l'opportunité de l'open source sur le fait qu'une solution est hébergée ou installée. En outre, vous devez noter le fait que le logiciel étant open-source n'ajoute de valeur que si vous ou quelqu'un d'autre avez les ressources nécessaires pour capitaliser sur la malléabilité du programme.

porte rouge
Les besoins en DAM de deux organisations ne sont pas exactement les mêmes. tant que vous vous concentrez sur la recherche de la solution la mieux adaptée, l'herbe sera plus verte de l'autre côté.

Caractéristiques du DAM

Comme si la variété des modèles de livraison ne suffisait pas, il existe également un large éventail de fonctionnalités. Certains fournisseurs de DAM sont meilleurs que d'autres pour s'assurer qu'ils sont les mieux adaptés à vos besoins uniques avant d'essayer de vous vendre sur leur système.Il est donc important que vous vous lanciez dans votre recherche de DAM avec une liste d'exigences aussi détaillée que possible.

Mieux encore: divisez vos besoins en catégories incontournables et agréables à avoir. Vous devez également prendre note de toutes les fonctionnalités nécessaires en raison de réglementations, lois ou autres règles régissant votre marché ou votre secteur.

Tout cela fait en sorte que vous ne vous retrouvez pas avec si peu de fonctionnalités que vous ne pouvez pas améliorer autant que possible l'efficacité de vos flux de travail ni autant de fonctionnalités que vous vous retrouvez à payer pour des cloches et des sifflets que vous ne pourrez jamais besoin ou souhaitez utiliser.

Avantages de DAM

Réfléchir aux avantages de la mise en œuvre système de gestion des actifs numériques en termes de «réduction» des coûts ou de «gain de temps», cela ne suffit tout simplement pas. Cela ne va pas au cœur de la façon dont DAM peut avoir un impact sur votre organisation et vos ressources.

Pensez plutôt à DAM en termes de «réutilisation». Nous avons tendance à utiliser le mot pour désigner la façon dont le logiciel DAM permet et rationalise la réutilisation des actifs numériques individuels, mais (lorsqu'il est utilisé correctement), il peut avoir le même effet sur la main-d'œuvre, les dollars et les talents.

Prenons l'exemple d'un designer. Il ou elle peut actuellement consacrer 10 heures sur 40 à des recherches d'actifs redondants, à des tâches de contrôle de version et à la gestion de la bibliothèque d'images. Mettre en place DAM et éliminer le besoin de tout cela ne signifierait pas que vous devriez réduire les heures de votre concepteur. Cela signifie que des heures de travail inefficace et non rentable peuvent désormais être mises à profit en exerçant une force présomptive des concepteurs: le design. Il en va de même pour vos commerciaux, votre équipe marketing, etc.

La beauté de DAM n'est pas tout à fait qu'elle change votre stratégie ou améliore votre travail. C'est que cela vous libère pour poursuivre la même stratégie de manière plus agressive et rend votre travail plus concentré pendant plus de temps.

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