9 façons de rationaliser vos événements B2B avec Event Tech

Technologie événementielle

Nouveau dans votre pile Martech: logiciel de gestion d'événements

Les planificateurs d'événements et les spécialistes du marketing ont beaucoup à jongler. Trouver d'excellents conférenciers, organiser un contenu impressionnant, vendre des commandites et offrir une expérience exceptionnelle aux participants englobe un petit pourcentage de leurs activités quotidiennes. Pourtant, ce sont des activités qui prennent beaucoup de temps.

C'est pourquoi les organisateurs d'événements B2B ajoutent de plus en plus Event Tech à leur pile Martech. Chez CadmiumCD, nous avons passé plus de 17 ans à créer et à perfectionner les meilleures solutions logicielles possibles pour les défis uniques des planificateurs d'événements.

Aujourd'hui, nous allons décomposer quelques-uns des processus que les organisateurs peuvent rationaliser avec Event Tech.

1. Recueillir et examiner les soumissions à la conférence

L'un des plus grands défis auxquels sont confrontés les planificateurs d'événements B2B est la conservation d'un contenu de qualité. Nous voulons des conférenciers qui incitent à l'action, éduquent et divertissent nos participants. Il est important que la présentation de chaque intervenant corresponde à notre mission.

Lancer un appel à contributions est un excellent moyen de garantir un bon contenu pour votre événement. Cependant, gérer toutes ces soumissions n'est pas facile.

C'est là qu'intervient Event Tech. Ajouter des soumissions et réviser des logiciels, comme le Tableau de bord abstrait, à votre pile Martech est un excellent moyen de gérer toutes les soumissions que vous recevrez.

Vous pouvez également réunir un comité d'experts de l'industrie qui peuvent examiner les soumissions et recommander du contenu. Voici un article sur comment un utilisateur a en fait augmenté son taux de réponse à 100%

2. Gérez ces haut-parleurs embêtants

Une fois que vous avez sélectionné le contenu de votre événement, le prochain défi est gestion des orateurs. Les orateurs sont notoirement difficiles à gérer. Le suivi des soumissions par e-mail et feuilles de calcul est une façon de le faire, mais ce n'est pas idéal.

Le fait est que les orateurs sont occupés. Ils sont souvent des experts dans leur domaine et ont un travail énorme qui ne concerne pas votre événement. Souvent, ils ne sont même pas payés pour prendre la parole lors de votre événement.

Event Tech comme le Récolteuse de conférence peut vous aider à suivre les livrables et à faire un suivi efficace avec vos haut-parleurs. Les orateurs l'apprécieront, car ils obtiennent une liste de tâches simple qu'ils (ou leurs assistants) peuvent compléter au coup par coup. 

3. Planifier et programmer des sessions

Les feuilles de calcul peuvent également être utiles pour planifier et programmer vos sessions, mais encore une fois, pas idéal. Event Tech vous permet de planifier et de créer un calendrier autour du contenu que vous avez sélectionné lors de votre processus de révision. Vous pouvez affecter des haut-parleurs aux salles de présentation et gérer les informations via un système de gestion du contenu des événements.

La meilleure partie est que cela met à jour le contenu de votre site Web et de votre application d'événement, afin que vos participants aient toujours accès au dernier contenu et au calendrier.

4. Vendre un espace de stand et des commandites

Pour la plupart des événements B2B, le chiffre d'affaires est l'un des plus importants marqueurs de succès. Cela implique généralement la tenue d'un salon professionnel ou la vente d'opportunités de sponsor. Il peut s'agir de simples bannières publicitaires sur le site Web de votre événement, d'une session sponsorisée ou graphiques sur votre navette. Numérique ou non - les planificateurs de réunions veulent maximiser leurs revenus avec les ressources dont ils disposent.

Le défi est que cela met une pression supplémentaire sur vous et votre équipe de vente. Event Tech soulage cette pression. Jackie Stasch, Senior Manager of Corporate Relations, par exemple, utilise l'Expo Harvester pour réussir les ventes à l'expo.

Les exposants l'apprécient car ils peuvent acheter un espace de stand et des articles de commandite, puis soumettre les actifs de soutien dont les planificateurs ont besoin, le tout en un seul endroit. Pour les planificateurs, il s'agit d'un environnement idéal pour suivre les livrables et garder un œil sur les opportunités qu'ils ont vendues.

5. Gérer les communications avant, pendant et après l'événement

En plus du suivi avec les conférenciers et les exposants sur les tâches à accomplir, il est important d'avoir un canal direct pour atteindre les participants. Event Tech est livré avec des outils de communication intégrés tels que les e-mails et les notifications push in-app. Vous pouvez segmenter les listes en fonction des tâches terminées et envoyer des messages avec des modèles de courrier électronique prédéfinis.

Il existe également des outils comme eventScribe Boost qui permettent aux planificateurs de communiquer avec les membres du personnel et d'autres parties prenantes sur place, donnent aux orateurs l'accès à des outils améliorés pour soumettre du contenu à la dernière minute et envoyer des messages aux participants lorsque le calendrier change.

6. Impliquer les participants dans des activités sur place

L'engagement est un mot à la mode pour les planificateurs d'événements de nos jours. C'est aussi quelque chose que les spécialistes du marketing recherchent. La conduite d'actions traçables montre que vos programmes fonctionnent. L'interaction avec votre contenu et vos parties prenantes démontre un retour sur investissement aux parties prenantes internes et externes.

Voici quelques moyens rapides d'ajouter Event Tech à votre pile Martech pour attirer les participants:

7. Partager du contenu avec les participants

Les spécialistes du marketing connaissent la valeur du contenu. Les spécialistes du marketing qui utilisent les événements B2B dans le cadre de leurs stratégies savent que beaucoup de contenu se produit en temps réel lors d'événements. Il est crucial de disposer d'un moyen de capturer et de distribuer ce contenu aux participants et aux non-participants.

Ajout de la technologie événementielle comme les actes de conférence à votre événement, puis partage vidéos avec audio et diapositives synchronisés avec votre base de données est un excellent moyen de le faire. Il est également important d'avoir un canal de distribution comme les sites Web et applications eventScribe.

De nombreux participants auront déjà téléchargé l'application, il vous suffit donc d'envoyer une notification push ou un e-mail et voilà !, vos abonnés ont un accès instantané à tout le contenu de votre conférence. C'est comme prendre vos sessions de conférence et les réutiliser sous forme de dizaines, voire de centaines de webinaires!

8. Rassembler et analyser les résultats

Les meilleurs événements B2B sont des événements basés sur les données. L'ajout de Event Tech à votre pile Martech peut vous aider à apporter de nouvelles informations à vos rapports. Le suivi des téléchargements d'applications, des téléchargements de contenu, des données démographiques et plus encore est simple grâce à des outils tels que monCadmium, Par exemple.

La collecte de données qualitatives et quantitatives auprès des participants est également facilitée par des outils d'évaluation de conférence tels que Aimant de sondage. Les planificateurs d'événements et les spécialistes du marketing peuvent utiliser ces données pour créer de nouveaux produits, améliorer l'expérience des participants ou déterminer les besoins en contenu pour leurs futurs événements.

9. Sélectionnez les lauréats

Les programmes de récompenses sont également une grande partie des événements B2B. Identifier et reconnaître leaders de l'industrie, par exemple, est un excellent moyen de devenir un leader d'opinion et d'établir une légitimité autour de votre événement B2B. Le défi consiste à trier toutes les soumissions et à choisir les bonnes personnes.

Event Tech, comme le tableau de bord des récompenses, est un excellent ajout à votre pile Martech. Il permet aux planificateurs et aux spécialistes du marketing gérer les soumissions, affectez les juges aux groupes de révision et sélectionnez les destinataires en fonction des commentaires collectifs.

 À propos de CadmiumCD

En tant qu'organisateur d'événements ou marketeur, vous avez déjà de quoi vous inquiéter. L'ajout de Event Tech à votre pile Martech est un excellent moyen de collecter, gérer et partager du contenu avec toutes les parties prenantes impliquées.

Event Tech rassemble vos événements B2B, rationalise vos activités de planification d'événements et économise du temps et de l'argent à votre organisation.

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