Normalisation des adresses 101 : avantages, méthodes et astuces

Normalisation des adresses 101 : avantages, méthodes et astuces

À quand remonte la dernière fois où vous avez trouvé que toutes les adresses de votre liste suivaient le même format et étaient sans erreur ? Jamais, n'est-ce pas ?

Malgré toutes les mesures que votre entreprise peut prendre pour minimiser les erreurs de données, résoudre les problèmes de qualité des données - tels que les fautes d'orthographe, les champs manquants ou les espaces de tête - dus à la saisie manuelle des données - est inévitable. En fait, le professeur Raymond R. Panko dans son papier publié a souligné que les erreurs de données de feuille de calcul, en particulier pour les petits ensembles de données, peuvent varier entre 18 % et 40 %.  

Pour lutter contre ce problème, la standardisation des adresses peut être une excellente solution. Cet article explique comment les entreprises peuvent bénéficier de la normalisation des données, et quelles méthodes et astuces elles devraient envisager pour obtenir les résultats escomptés.

Qu'est-ce que la normalisation des adresses ?

La normalisation des adresses, ou normalisation des adresses, est le processus d'identification et de formatage des enregistrements d'adresses conformément aux normes de service postal reconnues telles qu'elles sont énoncées dans une base de données faisant autorité telle que celle du Service postal des États-Unis (USPS).

La plupart des adresses ne suivent pas la norme USPS, qui définit une adresse standardisée comme une adresse entièrement épelée, abrégée à l'aide des abréviations standard du service postal ou telle qu'indiquée dans le fichier ZIP + 4 actuel du service postal.

Normes d'adressage postal

La standardisation des adresses devient un besoin urgent pour les entreprises qui ont des entrées d'adresse avec des formats incohérents ou variables en raison de détails d'adresse manquants (par exemple, codes ZIP+4 et ZIP+6) ou de ponctuation, de casse, d'espacement et d'erreurs d'orthographe. Un exemple en est donné ci-dessous :

Adresses postales normalisées

Comme le montre le tableau, tous les détails d'adresse comportent une ou plusieurs erreurs et aucun ne répond aux directives USPS requises.

Normalisation des adresses ne doit pas être confondu avec la correspondance d'adresses et la validation d'adresses. Bien qu'il existe des éléments similaires, la validation d'adresse consiste à vérifier si un enregistrement d'adresse est conforme à un enregistrement d'adresse existant dans la base de données USPS. La correspondance d'adresses, d'autre part, consiste à faire correspondre deux données d'adresse similaires pour déterminer si elles font référence à la même entité ou non.

Avantages de la normalisation des adresses

Outre les raisons évidentes de nettoyage des anomalies de données, la normalisation des adresses peut offrir de nombreux avantages aux entreprises. Ceux-ci inclus:

  • Gagnez du temps en vérifiant les adresses : sans normalisation des adresses, il n'y a aucun moyen de savoir si la liste d'adresses utilisée pour la campagne de publipostage est exacte ou non, à moins que les e-mails ne soient retournés ou n'aient reçu aucune réponse. En normalisant les différentes adresses, des heures de travail substantielles peuvent être économisées par le personnel qui passe au crible des centaines d'adresses postales pour en vérifier l'exactitude.
  • Réduisez les frais d'envoi : Les campagnes de publipostage peuvent conduire à des adresses erronées ou incorrectes qui peuvent créer des problèmes de facturation et d'expédition dans les campagnes de publipostage. La standardisation des adresses pour améliorer la cohérence des données peut réduire les e-mails retournés ou non distribués, ce qui se traduit par des taux de réponse au publipostage plus élevés.
  • Éliminer les adresses en double : des formats et des adresses différents avec des erreurs peuvent entraîner l'envoi de deux fois plus d'e-mails aux contacts, ce qui peut réduire la satisfaction des clients et l'image de marque. Le nettoyage de vos listes d'adresses peut aider votre entreprise à économiser des frais de livraison inutiles.

Comment standardiser les adresses ?

Toute activité de normalisation d'adresse doit respecter les directives de l'USPS pour en valoir la peine. En utilisant les données mises en évidence dans le tableau 1, voici comment les données d'adresse apparaîtront lors de la normalisation.

Avant et après la standardisation des adresses

La standardisation des adresses implique un processus en 4 étapes. Ceci comprend:

  1. Adresses d'importation : rassemblez toutes les adresses de plusieurs sources de données - telles que des feuilles de calcul Excel, des bases de données SQL, etc. - dans une seule feuille.
  2. Données de profil pour inspecter les erreurs : effectuer un profilage des données en utilisant pour comprendre l'étendue et le type d'erreurs présentes dans votre liste d'adresses. Cela peut vous donner une idée approximative des problèmes potentiels qui doivent être résolus avant d'effectuer tout type de normalisation.  
  3. Nettoyez les erreurs pour respecter les directives de l'USPS : Une fois toutes les erreurs détectées, vous pouvez ensuite nettoyer les adresses et les normaliser conformément aux directives de l'USPS.
  4. Identifiez et supprimez les adresses en double : pour identifier les adresses en double, vous pouvez rechercher des doubles comptages dans votre feuille de calcul ou votre base de données ou utiliser des adresses exactes ou correspondance floue pour dédupliquer les entrées.

Méthodes de normalisation des adresses

Il existe deux approches distinctes pour normaliser les adresses dans votre liste. Ceux-ci inclus:

Scripts et outils manuels

Les utilisateurs peuvent rechercher manuellement des scripts d'exécution et des compléments pour normaliser les adresses des bibliothèques via divers

  1. Langages de programmation: Python, JavaScript ou R peuvent vous permettre d'exécuter une correspondance d'adresse floue pour identifier les correspondances d'adresse inexactes et appliquer des règles de normalisation personnalisées en fonction de vos propres données d'adresse.
  2. Référentiels de codage : GitHub fournit des modèles de code et USPS API intégration que vous pouvez utiliser pour vérifier et normaliser les adresses.  
  3. Interfaces de programmation d'applications : Services tiers pouvant être intégrés via API pour analyser, standardiser et valider les adresses postales.
  4. Outils basés sur Excel : des compléments et des solutions telles que YAddress, AddressDoctor Excel Plugin ou Excel VBA Master peuvent vous aider à analyser et à normaliser vos adresses au sein de vos ensembles de données.

L'un des avantages de suivre cette voie est qu'elle est peu coûteuse et peut être rapide pour normaliser les données pour de petits ensembles de données. Cependant, l'utilisation de tels scripts peut s'effondrer au-delà de quelques milliers d'enregistrements et ne convient donc pas aux très grands ensembles de données ou à ceux répartis sur des sources disparates.

Logiciel de vérification d'adresse

Un logiciel de vérification et de normalisation d'adresse prêt à l'emploi peut également être utilisé pour normaliser les données. Habituellement, ces outils sont livrés avec des composants de validation d'adresse spécifiques - tels qu'une base de données USPS intégrée - et disposent de composants de profilage et de nettoyage de données prêts à l'emploi, ainsi que d'algorithmes de correspondance floue pour normaliser les adresses à grande échelle.

Il est également important que le logiciel ait CASS certificat de l'USPS et respecte le seuil de précision requis en termes de :

  • Codage à 5 chiffres - application du code postal à 5 ​​chiffres manquant ou incorrect.
  • Codage ZIP+4 – application du code à 4 chiffres manquant ou incorrect.
  • Indicateur de livraison résidentielle (RDI) – déterminer si une adresse est résidentielle ou commerciale.
  • Validation des points de livraison (DPV) – déterminer si une adresse est livrable ou non jusqu'au numéro de suite ou d'appartement.
  • Ligne de voyage améliorée (eLOT) – un numéro de séquence qui indique la première occurrence de livraison effectuée dans la gamme complémentaire au sein de l'itinéraire du transporteur, et le code ascendant/descendant indique l'ordre de livraison approximatif dans le numéro de séquence. 
  • Lien vers le système de conversion d'adresse localisable (LACSLink) – une méthode automatisée d'obtention de nouvelles adresses pour les municipalités locales qui ont mis en place un système d'urgence 911.
  • SuiteLien® permet aux clients de fournir amélioration des informations d'adressage d'entreprise en ajoutant des informations secondaires connues (suite) aux adresses professionnelles, ce qui permettra le séquençage de la livraison USPS là où cela ne serait pas possible autrement.

Les principaux avantages sont la facilité avec laquelle il peut vérifier et normaliser les données d'adresse stockées dans des systèmes disparates, notamment les CRM, les RDBM et les référentiels basés sur Hadoop, et géocoder les données pour obtenir des valeurs de longitude et de latitude.

En ce qui concerne les limitations, ces outils peuvent coûter beaucoup plus cher que les méthodes manuelles de normalisation des adresses.

Quelle méthode est la meilleure ?

Le choix de la bonne méthode pour améliorer vos listes d'adresses dépend entièrement du volume de vos enregistrements d'adresses, de la pile technologique et de la chronologie du projet.

Si votre liste d'adresses contient moins de cinq mille enregistrements, la standardiser via Python ou JavaScript peut être une meilleure option. Cependant, s'il est urgent d'obtenir une source unique de vérité pour les adresses en utilisant des données réparties dans plusieurs sources en temps opportun, un logiciel de normalisation d'adresses certifié CASS peut être une meilleure option.