À propos de votre prochaine réunion

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J'ai beaucoup réfléchi aux réunions récemment. Message de Seth sur événements d'entreprise annuels m'a inspiré pour commencer à formuler ce post. En tant que personne ayant une entreprise avec un employé, je dois faire très attention au nombre de réunions auxquelles je participe et qui ne génèrent pas de revenus.

Chaque jour, je suis invité à une réunion - généralement une tasse de café ou un déjeuner. La plupart du temps, ce sont des relations professionnelles ou même des prospects, donc cela ne génère pas de revenus aujourd'hui, mais demain, cela peut conduire à quelque chose. Ces réunions sont incroyablement excitantes… généralement des brainstormings ou des stratégies sur une entreprise, son marketing ou une technologie en plein essor.

C'est assez différent de l'époque où je travaillais dans de grandes entreprises qui tenaient des réunions tous les jours. Les réunions en entreprise coûtent cher, interrompent la productivité et représentent souvent une perte de temps absolue. Voici le genre de réunions qui nuisent à la culture d'une entreprise:

  • Réunions tenues pour trouver un consensus. Il y a de fortes chances que vous ayez embauché quelqu'un qui est responsable de faire le travail. Si vous organisez une réunion pour décider à leur place… ou pire… pour leur retirer la décision, vous faites une erreur. Si vous ne faites pas confiance à la personne pour faire le travail, renvoyez-la.
  • Réunions pour répandre le consensus. C'est un peu différent… généralement détenu par le décideur. Il ou elle n'a pas confiance en sa décision et a peur des répercussions. En tenant une réunion et en obtenant le consensus de l'équipe, ils essaient de répandre le blâme et de réduire leur responsabilité.
  • Réunions pour tenir des réunions. Il n'y a rien de pire que d'interrompre la journée de quelqu'un pour une réunion quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle où il n'y a pas d'ordre du jour et rien ne se passe. Ces réunions sont incroyablement coûteuses pour une entreprise, coûtant souvent des milliers de dollars.

Chaque réunion doit avoir un objectif qui ne peut être atteint indépendamment… peut-être un brainstorming, la communication d'un message important ou la décomposition d'un projet et l'attribution de tâches. Chaque entreprise doit établir une règle - une réunion sans objectif ni ordre du jour doit être refusée par l'invité.

Il y a de nombreuses années, j'ai suivi un cours de leadership où ils nous ont appris à tenir des réunions. Cela peut paraître drôle, mais les frais de réunions pour les grandes organisations sont importants. En optimisant chaque réunion, vous économisez de l'argent, du temps et renforcez vos équipes au lieu de leur faire du mal.

Les réunions d'équipe avaient un chef, un scribe (pour prendre des notes), un chronométreur (pour s'assurer que la réunion a eu lieu à l'heure), et un portier (pour rester sur le sujet). Le chronométreur et le portier commutaient chaque réunion et avaient toute autorité pour changer de sujet ou mettre fin à une session.

Les 10 dernières minutes environ de chaque réunion ont été utilisées pour développer un Plan d'action. Le plan d'action comportait 3 colonnes - Qui, quoi et quand. La définition de chaque action était de savoir qui ferait le travail, quels étaient les livrables mesurables et quand ils l'auraient fait. C'était le travail des dirigeants de tenir les gens responsables des livrables convenus. En instituant ces règles pour les réunions, nous avons pu éviter que les réunions ne soient interrompues et nous avons commencé à les rendre productives.

Je vous mets au défi de réfléchir à chaque réunion que vous avez, si elle génère des revenus, si elle est productive et comment vous les gérez. J'utilise Calendly pour planifier mes réunions et je me demande souvent combien de réunions j'aurais réellement si vous deviez payer des frais par carte de crédit pour le planifier! Si vous deviez payer votre prochaine réunion avec votre salaire, l'auriez-vous toujours?

3 Commentaires

  1. 1

    Doug, I would like to schedule a meeting with you to discuss this more. 🙂

    I once heard a comedian say that meetings would go a heckuva lot faster in corporate America if the organizer just started the meeting by asking everyone to raise their hand if they are still working on whatever the heck they were working on yesterday.

  2. 2

    Awesome post! The “all meetings are optional” philosophy is actually a guidepost of a ROWE, which my company has been enjoying for a couple of years now. So many of us place value on the wrong things, like “face time”, or filling a chair at a preset time. Meetings and face time are great and have value in the right context but we should not allow these things to give us the illusion of productivity when it doesn’t make sense.

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