5 pratiques de téléphonie professionnelle qui nuisent à votre marque

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phoneGérer une petite entreprise est difficile et stressant. Vous portez constamment plusieurs chapeaux, éteignez les incendies et essayez de faire en sorte que chaque dollar s'étire le plus possible.

Vous vous concentrez sur votre site Web, vos finances, vos employés, vos clients et votre marque et espérez pouvoir prendre de bonnes décisions à chaque fois.

Malheureusement, avec toutes les directions que les propriétaires de petites entreprises sont attirées, il peut être difficile de consacrer suffisamment de temps et d'attention à la stratégie de marque. Cependant, l'image de marque est l'un des aspects les plus importants de votre entreprise et peut avoir beaucoup à voir avec la première impression que vous donnez à vos clients potentiels.

Un élément important d'une première impression est la façon dont vous répondez au téléphone lorsqu'un prospect appelle votre entreprise. De nombreuses petites entreprises essaient de se débrouiller à bon marché avec un système téléphonique moins professionnel et, malheureusement, cela peut nuire aux premières impressions. Voici certaines choses que je vois souvent qui peuvent être problématiques.

1. Utilisation de votre numéro de téléphone portable comme numéro de téléphone professionnel. Même si vous êtes solopreneur, ce n'est pas une bonne idée. Tout le monde peut savoir quand il appelle un téléphone portable, en particulier lorsqu'il accède à la messagerie vocale et donne un message d'accueil standard de messagerie vocale mobile. Cela donne une impression d'amateur aux appelants et signale que vous êtes un seul homme. Il n'y a rien de mal à être une boutique individuelle, mais attirer l'attention sur lui de cette manière n'est pas idéal.

2. Répondre au téléphone avec "bonjour?" et rien d'autre. Si j'appelle une entreprise, je m'attends à ce que la personne qui répond au téléphone dise le nom de l'entreprise suivi d'une salutation professionnelle. Si j'appelle une ligne directe ou que je viens d'être transféré, il n'y a rien de mal à ne pas indiquer le nom de l'entreprise, mais je m'attendrais à entendre la personne répondre par son nom. C'est une courtoisie professionnelle qui aide à donner le bon ton pour une conversation professionnelle.

3. Une boîte vocale «générale». Lorsque vous appelez une entreprise et que personne ne répond, obtenez-vous parfois une boîte vocale «générale» et aucune autre option? Pensez-vous que laisser un message entraînera une réponse? Moi non plus. Tout d'abord, cherchez une réceptionniste (ou un bon service de réceptionniste virtuel). Le meilleur des cas est que les appelants auront à chaque fois une personne réelle. Si vous n'avez pas de réceptionniste, offrez au moins un standard automatique qui permettra à l'appelant de trouver la bonne personne pour laquelle laisser un message.

4. Une ligne qui n'accepte pas la messagerie vocale. C'est encore pire que la boîte vocale «générale». Parfois, lorsque j'appelle une entreprise et que personne ne répond, je serai envoyé à un message d'accueil qui me dit de ne pas laisser de message vocal car il ne sera pas vérifié. Vraiment? C'est tout simplement impoli. Tout le monde est occupé et si je dois prendre le temps de rappeler dans l'espoir de joindre quelqu'un, je suis susceptible de passer à autre chose. J'ai constaté que les cabinets médicaux sont souvent coupables de cela.

5. Un service VoIP bon marché. La voix sur IP est excellente et a parcouru un long chemin. Cependant, cela peut toujours causer des problèmes de qualité vocale et peut également créer un retard notable dans les conversations bidirectionnelles. Pour cette raison, il n'est pas idéal de compter sur Skype, Google Voice ou d'autres services gratuits pour les principaux secteurs d'activité. Si vous optez pour la VoIP, il est préférable d'investir dans une solution VoIP professionnelle qui vous offrira un son clair et une fiabilité. Peu de choses sont plus frustrantes que d'essayer de conclure une affaire tout en ayant du mal à communiquer avec votre client sur des lignes téléphoniques peu fiables.

Créer une expérience téléphonique professionnelle pour vos appelants ne demande pas beaucoup d'efforts, mais cela peut avoir un impact important sur les premières impressions qu'ils ont lors de l'appel. À SpinWeb, nous avons constaté qu'une excellente équipe de réceptionnistes + iPhones fonctionne bien pour nous. Il est utile de réfléchir au professionnalisme de votre entreprise lorsque quelqu'un vous appelle.

8 Commentaires

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    Je ne suis pas d'accord avec # 1. Lorsque vous dirigez une entreprise en solo, il n'y a rien de mal à utiliser un téléphone portable comme ligne principale. Si vous personnalisez le message d'accueil et le gardez professionnel lorsque vous répondez au téléphone, il n'y a aucune différence. C'est plus pratique que d'être lié à une ligne fixe ou à un emplacement (oui, même avec toute la technologie de transfert d'appels et autres) et me permet de fournir une meilleure expérience de service plus rapide à mes clients.

  4. 5

    J'utilise un téléphone portable depuis 5 ans. Je l'utilise parce que c'est une ligne différente de celle de mon téléphone résidentiel. Il a un message professionnel, et chaque fois que j'y réponds, ami ou entreprise, je dis: Bonjour, c'est Lisa Santoro. Je ne sais pas qui est le portable que vous avez appelé, mais ces informations sont très obsolètes.

    • 6

      Lorsque vous appelez un téléphone portable et recevez une messagerie vocale, il est évident qu'il s'agit d'un téléphone portable basé sur le message d'accueil de la messagerie vocale, à moins qu'il ne soit personnalisé, ce que la plupart des gens ne font pas. Si vous appelez un numéro d'entreprise pour une entreprise et qu'il est envoyé à la messagerie vocale d'un téléphone portable, cela peut être un signal légèrement négatif si l'entreprise souhaite avoir une apparence professionnelle. Certaines entreprises sont bien avec une image de solopreneur. Certains ne le sont pas. Merci pour les commentaires! 🙂

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