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Cinq pratiques téléphoniques professionnelles qui nuisent à votre marque

Gérer une petite entreprise est difficile et stressant. Vous portez constamment plusieurs chapeaux, éteignez les incendies et essayez de faire en sorte que chaque dollar s'étire le plus possible.

Vous vous concentrez sur votre site Web, vos finances, vos employés, vos clients et votre marque et espérez pouvoir prendre de bonnes décisions à chaque fois.

Malheureusement, avec toutes les directions prises par les propriétaires de petites entreprises, il peut être difficile de consacrer suffisamment de temps et d'attention à l'image de marque. Cependant, l'image de marque est l'un des aspects les plus importants de votre entreprise et peut avoir beaucoup à voir avec la première impression que vous donnez à vos clients potentiels.

Un élément important d'une première impression est la façon dont vous répondez au téléphone lorsqu'un prospect appelle votre entreprise. De nombreuses petites entreprises essaient de se débrouiller à moindre coût avec un système téléphonique moins que professionnel et, malheureusement, cela peut nuire aux premières impressions. Voici certaines choses que je vois beaucoup qui peuvent être problématiques.

  1. Utiliser votre numéro de téléphone portable comme numéro de téléphone professionnel. Même si vous êtes solopreneur, ce n'est pas une bonne idée. Tout le monde peut savoir quand il appelle un téléphone portable, en particulier lorsqu'il accède à la messagerie vocale et donne un message d'accueil standard de messagerie vocale mobile. Cela donne une impression d'amateur aux appelants et signale que vous êtes un seul homme. Il n'y a rien de mal à être une boutique individuelle, mais attirer l'attention sur lui de cette manière n'est pas idéal.
  2. Répondre au téléphone avec hello? et rien d'autre. Si j'appelle une entreprise, je m'attends à ce que la personne qui réponde au téléphone prononce le nom de l'entreprise suivi d'une salutation professionnelle. Si j'appelle une ligne directe ou si je viens d'être transféré, je peux omettre le nom de l'entreprise, mais je m'attends à entendre la personne répondre par son nom. C'est une courtoisie professionnelle qui aide à donner le bon ton à une conversation d'affaires.
  3. A général boîte vocale. Lorsque vous appelez une entreprise et que personne ne répond, obtenez-vous parfois une boîte vocale « générale » et aucune autre option ? Croyez-vous que laisser un message entraînera une réponse ? Moi non plus. Tout d'abord, obtenez une réceptionniste (ou un bon service de réceptionniste virtuelle). Dans le meilleur des cas, les appelants obtiendront une personne réelle à chaque fois. Si vous n'avez pas de réceptionniste, proposez au moins un standard automatique qui permettra à l'appelant de trouver la bonne personne à qui laisser un message.
  4. Une ligne qui n'accepte pas la messagerie vocale. C'est encore pire que la boîte vocale générale. Parfois, lorsque j'appelle une entreprise et que personne ne répond, je reçois un message d'accueil qui me dit de ne pas laisser de message vocal car il ne sera pas vérifié. Vraiment? C'est tout simplement impoli. Tout le monde est occupé et si je dois prendre le temps de rappeler dans l'espoir de joindre quelqu'un, je passerai probablement à autre chose. J'ai constaté que les cabinets médicaux sont souvent coupables de cela.
  5. Un service VoIP pas cher. La voix sur IP est formidable et a parcouru un long chemin. Cependant, cela peut toujours causer des problèmes de qualité vocale et peut également créer un retard notable dans une conversation bidirectionnelle. Pour cette raison, il n'est pas idéal de s'appuyer sur Skype, Google Voice ou d'autres services gratuits pour les principaux secteurs d'activité. Si vous optez pour la voie VoIP, il est préférable d'investir dans une solution VoIP professionnelle qui vous offrira un son clair et fiable. Peu de choses sont plus frustrantes que d'essayer de conclure un accord commercial tout en ayant du mal à communiquer avec votre client via des lignes téléphoniques peu fiables.

Créer une expérience téléphonique professionnelle pour vos appelants ne demande pas beaucoup d'efforts, mais cela peut avoir un impact important sur les premières impressions qu'ils ont lors de l'appel. Dans mon entreprise, nous avons constaté qu'une excellente équipe de réceptionnistes + iPhones fonctionne bien pour nous. Il est utile de réfléchir au professionnalisme de votre entreprise lorsque quelqu'un vous appelle.

Michael Reynolds

Je suis entrepreneur depuis plus de deux décennies et j'ai créé et vendu plusieurs entreprises, notamment une agence de marketing numérique, une société de logiciels et d'autres entreprises de services. En raison de mon expérience en affaires, j'aide souvent mes clients à relever des défis similaires, notamment le démarrage d'une entreprise ou la création et l'optimisation d'une entreprise.

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