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Meetings : la mort de la productivité américaine

Les réunions dans les entreprises coûtent cher, interrompent la productivité et sont souvent une perte de temps absolue. Voici trois types de réunions qui nuisent à la productivité d'une entreprise et peuvent irrémédiablement nuire à la culture :

  • Des réunions pour éviter de rendre des comptes. Il y a de fortes chances que vous ayez embauché une personne responsable pour faire le travail. Si vous organisez une réunion pour décider à leur place… ou pire… pour leur retirer la décision, vous faites une erreur. Si vous ne faites pas confiance à la personne pour faire le travail, licenciez-la.
  • Réunions pour répandre le consensus. C'est un peu différent… généralement détenu par le décideur. Il ou elle n'a pas confiance en sa décision et a peur des répercussions. En tenant une réunion et en obtenant le consensus de l'équipe, ils souhaitent répandre le blâme et réduire leur responsabilité.
  • Réunions pour tenir des réunions. Il n'y a rien de pire que d'interrompre la journée de quelqu'un pour la réunion quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle où il n'y a pas d'ordre du jour et rien ne se passe. Ces réunions sont extrêmement coûteuses pour une entreprise, coûtant souvent des milliers de dollars chacune.

Chaque réunion doit avoir un objectif qui ne peut être atteint de manière indépendante… peut-être un brainstorming, la communication d'un message important ou la décomposition d'un projet et l'attribution de tâches. Chaque entreprise devrait établir une règle - une réunion sans objectif ni ordre du jour doit être refusée par l'invité.

Pourquoi les réunions sont nulles

Pourquoi les réunions sont-elles nulles ? Quelles mesures pouvez-vous prendre pour rendre les réunions productives ? J'ai essayé de répondre à toutes ces questions dans cette présentation humoristique (mais honnête) sur les réunions que j'ai faites il y a environ une décennie.

Ceci est une vue améliorée de la présentation que j'ai faite en personne. Cette présentation sur Réunions arrive depuis un moment, j'ai écrit sur les réunions et productivité dans le passé. J'ai assisté à une tonne de réunions, et la plupart d'entre elles ont été une terrible perte de temps.

En démarrant ma propre entreprise, j'ai constaté que je laissais beaucoup de temps à me faire perdre de mon emploi du temps par les réunions. Je suis beaucoup plus discipliné maintenant. Si j'ai du travail ou des projets à faire, je commence à annuler et reprogrammer les réunions. Si vous êtes consultant pour d'autres entreprises, votre temps est tout ce que vous avez. Les réunions peuvent consommer ce temps plus rapidement que presque toute autre activité.

Dans une économie où la productivité doit augmenter et où les ressources diminuent, vous voudrez peut-être examiner de plus près les réunions pour trouver des possibilités d'améliorer les deux.

Certaines personnes se grattent la tête quand je suis en retard à une réunion ou pourquoi je refuse leurs réunions. Ils pensent que c'est impoli que je puisse arriver tard… ou ne pas me présenter du tout. Ce qu'ils ne reconnaissent jamais, c'est que je ne suis jamais en retard pour une réunion digne. Je pense que c'est impoli qu'ils aient organisé la réunion ou m'aient invité en premier lieu.

10 règles pour les réunions

  1. Les réunions dignes devraient avoir un ordre du jour cela inclut qui est présent, pourquoi chacun d'eux est là et quel est l'objectif de la réunion.
  2. Des réunions dignes sont convoquées si nécessaire. Les réunions qui se répètent doivent être annulées s'il n'y a pas d'objectif à atteindre lors de la réunion ce jour-là.
  3. Des réunions dignes rassemblent les bons esprits pour travailler en tant que équipe pour résoudre un problème, élaborer un plan ou mettre en œuvre une solution. Plus il y a de personnes invitées, plus il est difficile d'obtenir un consensus.
  4. Les réunions dignes ne sont pas l'endroit pour attaquer ou essayer d'embarrasser les autres membres.
  5. Les réunions dignes sont un lieu de respect, l'inclusion, le travail d'équipe et le soutien.
  6. Les réunions dignes commencent par un ensemble de objectifs pour compléter et terminer avec un plan d'action indiquant qui, quoi et quand fera le travail.
  7. Les réunions dignes ont des membres qui gardent le sujet sur la bonne voie afin que le temps collectif de tous les membres ne soit pas gaspillé.
  8. Les réunions dignes devraient avoir un emplacement qui est bien connu à l'avance par tous les membres.
  9. Les réunions dignes ne sont pas le lieu pour éviter la responsabilité personnelle de votre travail et pour tenter de couvre tes fesses (c'est un e-mail).
  10. Les réunions dignes ne sont pas l'endroit pour montrer et essayer de obtenir un public (c'est une conférence).

Comment avoir une réunion productive

Il y a de nombreuses années, j'ai suivi un cours de leadership où ils nous ont appris à tenir des réunions. Cela peut sembler drôle, mais le coût des réunions avec de grandes organisations est important. En optimisant chaque réunion, vous économisez de l'argent, gagnez du temps et renforcez vos équipes au lieu de leur faire du mal.

Les réunions d'équipe avaient :

  • Leader – la personne qui organise la réunion avec un ou plusieurs objectifs précis en tête.
  • Scribe – une personne qui documente les comptes rendus de la réunion et le plan d'action pour diffusion.
  • Chronométreur – une personne dont la responsabilité est de maintenir la réunion et les segments individuels de la réunion à l'heure.
  • Gatekeeper – une personne dont la responsabilité est de maintenir la réunion et les segments individuels de la réunion sur le sujet.

Les 10 dernières minutes environ de chaque réunion ont été utilisées pour développer un Plan d'action. Le plan d'action comportait trois colonnes : Qui, quoi et quand. Dans chaque action, il était défini qui ferait le travail, quels étaient les livrables mesurables et quand ils l'auraient fait. Il incombait aux dirigeants de tenir les gens responsables des résultats convenus. En instituant ces règles pour les réunions, nous avons cessé d'interrompre les réunions et avons commencé à les rendre productives.

Je vous mets au défi de penser à chaque réunion que vous avez, si elle est génératrice de revenus, si elle est productive et comment vous les gérez. j'utilise prise de rendez-vous et je me demande souvent combien de réunions j'aurais réellement si les gens qui m'ont invité devaient payer des frais par carte de crédit pour les planifier ! L’auriez-vous encore si vous deviez payer votre prochaine réunion avec votre salaire ?

Douglas Karr

Douglas Karr est le directeur marketing de OuvrirINSIGHTS et le fondateur de la Martech Zone. Douglas a aidé des dizaines de startups MarTech à succès, a contribué à la due diligence de plus de 5 milliards de dollars d'acquisitions et d'investissements MarTech, et continue d'aider les entreprises à mettre en œuvre et à automatiser leurs stratégies de vente et de marketing. Douglas est un expert et conférencier de renommée internationale en matière de transformation numérique et de MarTech. Douglas est également l'auteur d'un guide pour les nuls et d'un livre sur le leadership d'entreprise.

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